Для чего нужна архивная обработка документов?
В деятельности любого предприятия рано или поздно наступает момент, когда рабочей документации становится слишком много, чтобы рядовые сотрудники могли справиться с таким объемом своими силами. Начинают возникать проблемы с поиском и передачей документов между сотрудниками и отделами, в самом худшем случае это может закончиться штрафами, например, от налоговых органов, если во время проверки организация не сможет предоставить нужных бумаг. Чтобы справиться с растущим объемом документации, у компании есть два выхода: организовать архив на предприятии или заказать организацию архивного хранения документации на www.archiv.ru.
Первый вариант удобен в том случае, если у вас в офисе есть свободные площади под помещение архива. Однако стоит помнить о том, что такие помещения должны быть специальным образом организованы, чтобы защитить бумаги от утраты в результате пожара или затопления помещения. Вам придется закупать дополнительное оборудование (стеллажи, короба, папки), создавать систему каталогизации, по которой можно будет найти любой документ. Кроме того, придется либо нанимать архивариуса, либо обучать правильной работе с архивом основных сотрудников, тем самым отрывая их от дел и заставляя выполнять дополнительные обязанности.
Архивная компания может избавить вас от большей части таких забот. При заключении договора на архивную обработку и хранение документов вы полностью поручаете все работы с бумагами людям, чьей специализацией это является и которые сделают все намного быстрее и результативнее. Даже если до этого ваш архив существовал в виде россыпи бумаг, все документы будут разобраны по необходимому критерию (поставщику, временному периоду и т.п.), подшиты в дела и помещены на хранение на специальном складе в соответствии со всеми официальными требованиями. Будет разработана система поиска документов, и если какой-либо из них вам потребуется, сотрудники архивной компании найдут его и доставят вам в офис в минимальные сроки. У вас не возникнет никаких проблем в случае проверок контролирующими органами.
Некоторые владельцы компаний беспокоятся о том, что при таком способе хранения бумаг сведения, являющиеся коммерческой тайной, будут кому-либо доступны. Об этом не стоит переживать. Все документы находятся в хранилище в специальных закрытых коробах, и определить, какой из них какой компании принадлежит, могут только сотрудники. Кроме того, архивная компания обязуется соблюдать конфиденциальность в отношении информации своих клиентов.
Не все документы обязательно хранить постоянно, срок хранения многих из них не превышает 5 лет. Своевременное уничтожение отслуживших свое бумаг позволит вам не только поддерживать порядок в архиве, но и сэкономить на оплате их хранения и обработки. Архивные компании предоставляют также услуги отбора документов на уничтожение и собственно их утилизации на промышленном шредере, путем сжигания или химическим способом по выбору клиента.
Таким образом, ваш архив всегда будет в полном порядке!
