Правила “мыльного” (email) этикета
Как вы заметили, я очень редко бываю в аське. Если кому-то меня нужно срочно найти – звонят на мобильный или оставляют сообщения саппорту, который в онлайне 24 часа в сутки. Некоторые вопросы можно решить и без меня. Аська отнимает очень много времени, поэтому я её включаю очень редко.
Я отдаю предпочтения электронной почте. Почту у меня проверяет The Bat! Каждые 5 минут. За всё время моего общения с людьми я заметил, что многие так и не научились общаться по переписке. Часто в письме «тыкают», «фигакают». Я нормально отношусь к мату (прошу эту фразу не опошлять), но многие такое письмо до конца дочитывать не станут. Как правило, «тыкают господа АВМы и господа дорвейщики. Более вежливы – белые сеошники. Культурную, вежливую и грамотную переписку ведут 90% сервисов, предоставляющие какие – либо услуги (хостеры, дизайнеры, профессиональные оптимизаторы и пр.) Со всеми «категориями» я нахожу общий язык.
Если вы, предлагая, например, ремонт холодильников на пражской на дому, хотите представить себя как профессионала и надежного делового партнера, то нехитрые правила “мыльного” этикета вам стоит освоить.
Итак, правило первое: пишите грамотно, без опечаток и сленга. Перед отправкой перечитайте письмо, чтобы избежать стилистических ошибок, и позвольте любой специальной программе проверить грамматику. Не используйте смайлы и не пишите целые слова заглавными буквами. Также не стоит злоупотреблять курсивом, подчеркиванием, выделением цветом. Вы ведь неоднократно видели деловые документы на бумаге? “Мыло” на печати должно выглядеть не менее сдержанно.
Правило второе: не забывайте, что речь идет о почте, а не телеграфе. Используйте слова вежливости, такие как “здравствуйте”, “спасибо”, “до свидания”. Поблагодарите адресата за ответ или встречу, если письмо не первое, но не злоупотребляйте. Если вся суть письма сводится к слову “спасибо”, подумайте, стоит ли его отправлять. Не затягивайте переписку до сотого ответа на ответ – это утомляет, неудобно читается и приводит только к лишней трате времени. Лучше сразу написать подробное письмо и задать все нужные вопросы. Уточните в первых строках цель вашего послания, дальше переходите к раскрытию сути. Не злоупотребляйте длиной письма и терпением вашего электронного собеседника.
Третье правило: не забывайте о личностях. Если знаете имя и должность адресата – указывайте их. Например, в приветствии и по ходу переписки. Да и самому не лишним будет представиться. Это можно сделать в первых строках или в подписи.
Переходим к правилу четвертому: отвечайте на письма в тот же день в рабочее время. Если не знаете, что ответить или не имеете возможности – не молчите: поблагодарите кратко за письмо и пообещайте ответ в ближайшее время. Естественно, вам придется выполнить обещание.
Правило пятое очень простое: указывайте тему сообщения. Иначе очень вероятно, что ответа не дождетесь – ваше письмо примут за спам. При этом нельзя писать в графе “тема” такие слова или словосочетания: “вопрос”, “здравствуйте”, “предложение” или “от компании такой-то”.
Правило шестое: не извиняйтесь по “мылу” – лучше позвоните. Если говорят, что бумага все стерпит, то е-mаіl и подавно. Лучше признайте свою вину в личном разговоре или по телефону – это будет выглядеть гораздо лучше.
И, наконец, седьмое: не прикрепляйте огромные файлы. О вложении предупредите в теле письма вне зависимости от размера. Если нужно переслать файл с форматом программы (exe, com, bat и др.), то предварительно его заархивируйте. Это не уменьшит размер существенно, но позволит преодолеть антивирусную защиту, блокирующую все потенциально опасные письма.
Думаю, о том, как обращаться к адресату (на «ты» или на «Вы») писать не нужно.
