Печати и штампы в делопроизводстве
Печати и штампы в делопроизводстве
Изготовление печатей и штампов, в том числе и по оттиску сегодня очень популярная услуга в нашей стране. Использование штампов и печатей является неотъемлемой частью бизнеса, ведь без их наличия документы не будут иметь никакого юридического «веса». Мало того, отсутствие фирменной печати или штампа открывает большой простор для всякого рода мошенников, которым не составит особого труда подделать важный документ.
Необходимость наличия печатей на документах и других требований к ним в делопроизводстве регулируется п.5.26. ГОСТа 4163-2003. Кроме ГОСТа существуют и другие нормативные документы, регламентирующие использование печатей и штампов. Например, в Украине таким документом является приказ («Инструкция») №17 Министерства Внутренних Дел от 11 января 1999 года.
В основном в делопроизводстве предприятий используются рельефные печати, каучуковые или металлические, оттиск которых несет определенную информацию о структурном подразделении. Бухгалтерская печать, помимо названия отдела (например, «Бухгалтерия»), содержит банковские реквизиты предприятия.
В тоже время, печать отдела кадров может содержать информацию об адресе предприятия, с указанием почтового индекса. По требованиям документов, регламентирующих использование печатей и штампов в делопроизводстве, печать необходимо ставить на поле документа, где указана должность работника, ответственного за подписание документа. За сохранность печатей и штампов отвечают работники отделов и подразделений, которым она принадлежит.
Существует ряд документов, наличие печати на которых не обязательно: заявления, докладные, отчеты, различного рода справки. В таком случае юридическую силу несет в себе подпись особы, от лица которой написан документ.
